Personalakte einsehen: Das Auskunftsersuchen beim Arbeitgeber

Wenn Ihr Arbeitgeber Vorwürfe gegen Sie erhebt, eine Abmahnung vorbereitet oder sogar eine Kündigung in den Raum stellt, sollten Sie die Grundlage dieser Vorwürfe kennen. Genau dafür ist das Recht wichtig, die Personalakte einsehen zu können.

Dieser Beitrag erklärt, welche Rechte Arbeitnehmer haben, wie weit der Auskunftsanspruch Arbeitnehmer schützt und was Sie tun sollten, wenn der Arbeitgeber Einsicht oder Auskunft verweigert.

 

 

1. Wann dürfen Arbeitnehmer ihre Personalakte einsehen?

Arbeitnehmer dürfen ihre Personalakte im laufenden Arbeitsverhältnis grundsätzlich einsehen. Die wichtigste gesetzliche Grundlage ist § 83 Abs. 1 BetrVG. Sie müssen dafür nicht erst abwarten, bis eine Kündigung ausgesprochen wurde. Auch ein konkreter Streit ist nicht zwingend erforderlich.

Das Einsichtsrecht soll sicherstellen, dass Sie wissen, welche Unterlagen der Arbeitgeber über Sie sammelt und auf welche Informationen er seine Entscheidungen stützt. Sie sollen prüfen können, ob die Akte richtig, vollständig und fair geführt wird.

Gibt es im Betrieb einen Betriebsrat, dürfen Sie nach § 83 Abs. 1 BetrVG ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Außerdem können Sie nach § 83 Abs. 2 BetrVG verlangen, dass eine eigene Erklärung zur Personalakte genommen wird. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie eine Darstellung des Arbeitgebers nicht unkommentiert stehen lassen möchten.

Für leitende Angestellte gibt es eine vergleichbare Regelung in § 26 SprAuG. Auch sie dürfen die über sie geführten Personalakten einsehen. Gerade bei Führungskräften spielt die Personalakte häufig eine große Rolle, weil Vorwürfe aus internen Untersuchungen oder Compliance-Verfahren erhebliche Folgen haben können.

Das Einsichtsrecht endet nicht automatisch mit dem Arbeitsverhältnis. Nach dem Ausscheiden kann sich ein nachvertragliches Einsichtsrecht aus § 241 Abs. 2 BGB in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 GG und Art. 1 Abs. 1 GG ergeben. Der Gedanke dahinter ist einfach: Wer sich gegen unrichtige oder unzulässige Daten wehren will, muss ihren Inhalt kennen (BAG, Urt. v. 16.11.2010, 9 AZR 573/09).

Praktisch heißt das: Wenn Sie Ihre Personalakte einsehen möchten, sollten Sie dies schriftlich verlangen und einen konkreten Termin vorschlagen. Wenn bereits eine Abmahnung, Kündigung oder ein Aufhebungsvertrag im Raum steht, sollten Sie die Einsicht nicht als Formalie behandeln. Die Akte kann entscheidend dafür sein, ob arbeitsrechtliche Maßnahmen angreifbar sind.

2. Was gehört alles zur Personalakte?

Viele Arbeitnehmer denken bei der Personalakte nur an einen Ordner in der Personalabteilung. Das greift aber zu kurz. Entscheidend ist nicht nur, wo der Arbeitgeber Unterlagen ablegt, sondern welchen Inhalt sie haben. Die Rechtsprechung unterscheidet deshalb zwischen der Personalakte im formellen Sinn und der Personalakte im materiellen Sinn.

Zur formellen Personalakte gehören die Unterlagen, die der Arbeitgeber äußerlich als Personalakte führt. Dazu zählen zum Beispiel:

• Arbeitsvertrag,
• Vertragsänderungen,
• Zeugnisse,
• Beurteilungen,
• Abmahnungen,
• Bescheinigungen,
• Urlaubsunterlagen
• oder Schriftwechsel zur Beschäftigung.

Die materielle Personalakte reicht weiter. Dazu gehören alle Unterlagen, Vorgänge und Dateien, die Ihre persönlichen oder dienstlichen Verhältnisse betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit Ihrem Arbeitsverhältnis stehen. Deshalb kann es nicht darauf ankommen, ob der Arbeitgeber ein Dokument in der Hauptakte, in einer Nebenakte, in einer digitalen Ablage oder in einer sogenannten Sonderakte speichert.

Dieser materielle Personalaktenbegriff ist für Arbeitnehmer besonders wichtig. Der Arbeitgeber darf belastende Unterlagen nicht einfach aus der offiziellen Personalakte heraushalten, um die Einsicht zu erschweren. Wenn ein Dokument arbeitsbezogene Vorwürfe, Bewertungen oder Maßnahmen gegen Sie betrifft, spricht viel dafür, dass es personalaktenrelevant ist.

Typische Bestandteile der materiellen Personalakte sind etwa:

• Abmahnungen,
• Gegendarstellungen,
• Zielvereinbarungen,
• Leistungsbeurteilungen,
• Gesprächsvermerke,
• Beschwerden,
• Auswahlunterlagen,
• Protokolle zu arbeitsrechtlichen Maßnahmen
• und Unterlagen, die später für eine Kündigung herangezogen werden sollen.

Auch interne Protokolle können dazugehören. Sogar das Protokoll einer nichtöffentlichen Sitzung kann Teil der materiellen Personalakte sein, wenn die Sitzung ausschließlich arbeitsrechtliche Maßnahmen gegenüber der betroffenen Arbeitnehmerin behandelt (BAG, Urt. v. 17.10.2024, 8 AZR 42/24). Entscheidend bleibt also der Bezug zum Arbeitsverhältnis, nicht die Überschrift oder der Ablageort des Dokuments.

3. Darf ich einen internen Untersuchungsbericht oder Compliance-Bericht einsehen?

Ja, das kann möglich sein. Ein interner Untersuchungsbericht oder Compliance-Bericht kann zur Personalakte gehören, wenn er Ihr Verhalten im Arbeitsverhältnis betrifft und der Arbeitgeber daraus arbeitsrechtliche Konsequenzen ableitet oder ableiten will.

Beispiel: Eine leitende Angestellte wurde mit Vorwürfen zu ihrem Führungsverhalten konfrontiert. Die Compliance-Abteilung hatte Hinweise erhalten, eine Untersuchung durchgeführt und einen Abschlussbericht erstellt. Danach strebte der Arbeitgeber eine Kündigung an. Die Arbeitnehmerin verlangte eine Kopie des Berichts, hilfsweise Einsicht.

Das Gericht unterschied sauber: Einen Anspruch auf Herausgabe einer vollständigen Kopie des Compliance-Berichts aus Art. 15 DSGVO sah es nicht. Es bejahte aber ein Einsichtsrecht in den finalen Compliance-Bericht nach § 26 Abs. 2 Satz 1 SprAuG. Der Bericht betraf das Verhalten der Arbeitnehmerin im Arbeitsverhältnis und war damit Teil der materiellen Personalakte (LAG München, Urt. v. 12.06.2025, 2 SLa 70/25; Die Revision gegen diese Entscheidung hat das BAG mit Urt. v. 16.04.2026, 8 AZR 169/25zurückgewiesen).

Ein Compliance-Bericht ist aber nicht immer komplett einsehbar. Enthält der Bericht rechtliche Bewertungen einer beauftragten Kanzlei, Mandantenhinweise oder Informationen ohne unmittelbaren Bezug zu Ihrer Person, können diese Teile außerhalb der Personalakte liegen. Auch Rechte von Hinweisgebern, Zeugen und anderen Beschäftigten können Grenzen setzen. Trotzdem darf der Arbeitgeber sich nicht pauschal hinter Vertraulichkeit verstecken, wenn der Bericht arbeitsrechtliche Vorwürfe gegen Sie enthält.

4. Bekomme ich eine Kopie der Personalakte oder nur Einsicht?

Einsicht und Kopie sind nicht dasselbe. Das ist einer der häufigsten Irrtümer beim Thema Personalakte einsehen. Das arbeitsrechtliche Einsichtsrecht bedeutet zunächst, dass Sie die Personalakte ansehen dürfen. Daraus folgt nicht automatisch ein Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber Ihnen die vollständige Personalakte oder alle internen Dokumente übersendet.

Es kann schon ausreichen, wenn der Arbeitgeber Ihnen Einsicht gewährt und Sie Kopien oder Fotos der relevanten Unterlagen anfertigen dürfen. Das BAG hat einen Anspruch auf Hinzuziehung eines externen Rechtsanwalts zur Einsichtnahme jedenfalls dann verneint, wenn der Arbeitnehmer Kopien fertigen und diese anschließend außerhalb des Betriebs anwaltlich prüfen lassen kann (BAG, Urt. v. 12.07.2016, 9 AZR 791/14).

Anders kann es aber liegen, wenn besondere Regelungen bestehen. Eine solche Ausnahme kann etwa in einer einschlägigen kirchlichen Einstellungsanordnung liegen (siehe BAG, Urt. v. 17. 10. 2024, 8 AZR 42/24).

Daneben kommt die DSGVO ins Spiel. Nach Art. 15 DSGVO können Arbeitnehmer Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten verlangen. Außerdem können sie eine Kopie der personenbezogenen Daten erhalten, die Gegenstand der Verarbeitung sind. Das heißt aber nicht automatisch, dass der Arbeitgeber jedes Dokument vollständig herausgeben muss, in dem irgendwo personenbezogene Daten stehen.

Der Begriff „Kopie“ in Art. 15 DSGVO meint hierbei nicht automatisch eine Kopie jedes Dokuments. Er bezieht sich auf die personenbezogenen Daten. Eine Vollkopie eines Dokuments kann nur dann erforderlich sein, wenn der Kontext notwendig ist, damit die betroffene Person ihre Datenschutzrechte wirksam ausüben kann.

Für Sie ist deshalb die richtige Strategie wichtig. Wenn Sie nur „Kopie von allem“ verlangen, kann der Arbeitgeber dies teilweise ablehnen. Wenn Sie aber Einsicht in die Personalakte, Auskunft nach Art. 15 DSGVO und eine Kopie der personenbezogenen Daten kombinieren, erhöhen Sie die Chance, die entscheidenden Informationen zu erhalten.

Kann der Arbeitgeber Namen von Hinweisgebern oder Zeugen schwärzen?

Ja, Schwärzungen können zulässig sein. Der Arbeitgeber darf Namen von Hinweisgebern, Zeugen oder anderen Beschäftigten aber nicht pauschal und ohne Begründung entfernen. Es braucht eine konkrete Abwägung zwischen Ihrem Einsichts- und Verteidigungsinteresse einerseits und den Rechten Dritter andererseits.

Beim datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO können Rechte und Freiheiten anderer Personen eine Grenze setzen. Wenn ein Hinweisgeber anonym bleiben durfte oder schutzwürdige Interessen von Zeugen betroffen sind, kann der Arbeitgeber Namen, Rückschlüsse auf Personen oder besonders sensible Passagen schwärzen. Auch § 29 BDSG kann im Einzelfall eine Rolle spielen.

Zusätzlich kann das Hinweisgeberschutzgesetz relevant sein. § 8 HinSchG schützt die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern. Allerdings gilt dieser Schutz nicht für jede beliebige Beschwerde über Führungsverhalten.

5. Wie kann ich eine DSGVO-Auskunft beim Arbeitgeber anfordern?

Sie können beim Arbeitgeber zusätzlich zur Personalakteneinsicht eine DSGVO-Auskunft anfordern. Grundlage ist Art. 15 DSGVO. Der Arbeitgeber muss Ihnen grundsätzlich mitteilen, ob er personenbezogene Daten über Sie verarbeitet, welche Datenkategorien betroffen sind, zu welchen Zwecken er die Daten verarbeitet, an wen er sie weitergegeben hat und wie lange er sie speichert.

Eine DSGVO-Auskunft beim Arbeitgeber kann besonders hilfreich sein, wenn Sie wissen möchten, welche Daten er außerhalb der klassischen Personalakte gespeichert hat. Das betrifft zum Beispiel:

• digitale Personalverwaltungssysteme,
• E-Mail-Vermerke,
• Bewertungsunterlagen,
• Beschwerden,
• Protokolle,
• Daten aus internen Untersuchungen
• oder Informationen aus Hinweisgebersystemen.

Sie müssen für ein Auskunftsersuchen beim Arbeitgeber grundsätzlich keinen besonderen Grund nennen. Gerade im Arbeitsverhältnis sollten Sie aber strategisch überlegen, wie Sie das Auskunftsersuchen formulieren. Wenn bereits eine Kündigung, Abmahnung oder interne Untersuchung im Raum steht, sollte das Schreiben nicht beliebig wirken. Es sollte die relevanten Datenquellen und Dokumente möglichst konkret benennen.

Der Arbeitgeber muss nach Art. 12 DSGVO grundsätzlich innerhalb eines Monats reagieren. Bei komplexen oder zahlreichen Anträgen kann sich die Frist verlängern. Wenn der Arbeitgeber die Auskunft ganz oder teilweise verweigert, muss er dies begründen und auf Beschwerde- und Rechtsschutzmöglichkeiten hinweisen.

6. Was tun, wenn der Arbeitgeber die Einsicht verweigert?

Wenn der Arbeitgeber die Einsicht verweigert, sollten Sie zunächst schriftlich nachhaken. Fordern Sie einen konkreten Termin um Ihre Personalakte einzusehen und bitten Sie um eine Begründung, falls der Arbeitgeber bestimmte Unterlagen ausnimmt. Dokumentieren Sie jede Anfrage und jede Reaktion.

Im laufenden Arbeitsverhältnis können Sie sich auf § 83 BetrVG berufen. Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses kommt das nachvertragliche Einsichtsrecht aus § 241 Abs. 2 BGB in Betracht. Wenn der Arbeitgeber auf eine DSGVO-Auskunft nicht oder nur unvollständig reagiert, können zusätzlich datenschutzrechtliche Schritte in Betracht kommen, etwa eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsicht oder eine gerichtliche Durchsetzung.

Wichtig ist, die richtige Anspruchsgrundlage zu wählen. Geht es um Einsicht in die Personalakte, stehen arbeitsrechtliche Ansprüche im Vordergrund. Geht es um personenbezogene Daten, Datenquellen, Empfänger oder Kopien personenbezogener Daten, geht es zusätzlich um Art. 15 DSGVO.

Wenn Sie in der Akte falsche, unvollständige oder einseitige Unterlagen finden, kommen weitere Schritte in Betracht. Sie können eine Gegendarstellung zur Personalakte geben. Bei unberechtigten Abmahnungen kann ein Anspruch auf Entfernung bestehen. Bei einer Kündigung kann die Aktenlage ein wichtiger Angriffspunkt in der Kündigungsschutzklage sein.

Ein Schadensersatzanspruch nach Art. 82 DSGVO kann aber in Betracht kommen, wenn Ihnen durch einen Datenschutzverstoß ein materieller oder immaterieller Schaden entstanden ist. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn personenbezogene Daten unzulässig weitergegeben wurden, Sie dadurch die Kontrolle über Ihre Daten verloren haben oder Ihnen konkrete Nachteile entstanden sind.

Es ist aber zwingend ein konkreter Schaden aus der Datenschutzverletzung erforderlich, um Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO zu begründen. Bloße Sorgen oder Ärger über die Verzögerung reichen nicht aus (BAG, Urt. v. 20.02.2025, 8 AZR 61/24).

7. Warum ist es vor einer Kündigung so wichtig, die Personalakte einzusehen?

Vor einer Kündigung ist die Einsicht in die Personalakte besonders wichtig, weil der Arbeitgeber dort häufig die Grundlagen für spätere arbeitsrechtliche Maßnahmen sammelt.

Besonders bei einer Verdachtskündigung oder einer Kündigung nach interner Untersuchung kommt es auf die Ermittlungsgrundlage an. Der Arbeitgeber muss belastende Umstände sorgfältig aufklären, den Arbeitnehmer anhören und die Interessen abwägen. Wenn die Personalakte oder ein Compliance-Bericht Fehler enthält, kann das die arbeitsrechtliche Maßnahme angreifbar machen.

Auch für Abfindungsverhandlungen kann die Aktenlage wichtig sein. Je besser Sie wissen, worauf der Arbeitgeber seine Vorwürfe stützt, desto besser lässt sich einschätzen, ob eine Kündigungsschutzklage Aussicht auf Erfolg hat und welche Verhandlungsposition besteht. Bei Führungskräften kann zusätzlich entscheidend sein, ob der Bericht Karriere, Bonus, Zeugnis und Reputation gefährdet.

Wichtig: Wenn bereits eine Kündigung ausgesprochen wurde, läuft die Drei-Wochen-Frist für die Kündigungsschutzklage unabhängig von einem Auskunftsersuchen weiter. Wenn Sie Ihre Personalakte einsehen, kann das aber wichtige Argumente liefern, um die Kündigung, Abmahnung oder den Aufhebungsvertrag richtig einzuordnen.

8. Fazit

• Arbeitnehmer dürfen grundsätzlich ihre Personalakte einsehen. Das gilt nicht nur bei einer Kündigung, sondern auch schon bei Abmahnungen, internen Vorwürfen oder laufenden Untersuchungen.
• Zur Personalakte können auch digitale Ablagen, Sonderakten und interne Untersuchungsberichte gehören. Entscheidend ist, ob die Unterlagen einen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben.
• Ein Anspruch auf Einsicht bedeutet nicht automatisch, dass der Arbeitgeber die komplette Akte als Kopie herausgeben muss. Es kann aber zusätzlich Auskunft und Kopien personenbezogener Daten verlangt werden.
• Verweigert der Arbeitgeber Einsicht oder Auskunft, sollten Arbeitnehmer schriftlich nachfassen und die richtigen Ansprüche geltend machen. Je nach Fall kommen auch eine Datenschutzbeschwerde oder gerichtliche Schritte in Betracht.
• Besonders vor einer Kündigung kann die Personalakte entscheidend sein. Sie zeigt, worauf der Arbeitgeber seine Vorwürfe stützt und ob Abmahnung, Kündigung oder Aufhebungsvertrag angreifbar sind.