Wann ist eine Abmahnung ungültig? Die Abmahnung im Arbeitsrecht

Die Abmahnung ist ein wichtiges Instrument im Arbeitsrecht: Sie dokumentiert einen Pflichtverstoß und dient als letzte Warnung vor weitergehenden Schritten des Arbeitgebers.

Lesen Sie in diesem Beitrag ausführliche Informationen wie eine Abmahnung funktioniert, was bei einer ungültigen Abmahnung gilt und welche Besonderheiten Sie beachten sollten.

Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Eine Abmahnung im Arbeitsrecht ist eine formelle Warnung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer. Bei einem Arbeitsverhältnis handelt es sich um ein sog. Dauerschuldverhältnis.

Sie soll den Arbeitnehmer auf einen Verstoß gegen seine Pflichten hinweisen und ihm die Chance geben, sein Verhalten zukünftig zu ändern (Hinweis- und Rügefunktion). Gleichzeitig enthält sie die deutliche Warnung, dass bei erneuter Pflichtverletzung eine Kündigung drohen kann (Warnfunktion).

Obwohl der Begriff gesetzlich nicht detailliert definiert ist, hat die Rechtsprechung diese drei Bestandteile für eine wirksame Abmahnung entwickelt:

1. Eine genaue Beschreibung des beanstandeten Verhaltens,
2. die unmissverständliche Aufforderung an den Arbeitnehmer, dieses Verhalten abzustellen und
3. einen Hinweis auf die mögliche Kündigung im Wiederholungsfall.

Alle weisungsbefugten Mitarbeiter sind berechtigt, Abmahnungen entsprechend ihrer Befugnisse auszusprechen.

 

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Es gibt keine feste Zahl von Abmahnungen, nach der automatisch eine Kündigung folgt.

Grundsätzlich darf eine verhaltensbedingte Kündigung aber erst erfolgen, wenn derselbe Pflichtverstoß zuvor abgemahnt wurde. Mit anderen Worten: Wiederholt der Arbeitnehmer das abgemahnte Fehlverhalten, kann die Kündigung gerechtfertigt sein. Nicht jedoch, wenn ein völlig anderes Fehlverhalten auftritt.

Wiegt ein Fehlverhalten so schwer, dass dem Arbeitgeber die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht zumutbar ist, darf er unter Umständen auch sofort kündigen. Typische Beispiele sind Diebstahl, schwere Beleidigung, sexuelle Belästigung oder Gewalt am Arbeitsplatz. Auch wenn der Mitarbeiter unmissverständlich zu erkennen gibt, dass er sein Verhalten nicht ändern wird, kann der Arbeitgeber direkt kündigen.

Der Arbeitgeber darf aber nicht mehrere zurückliegende Vorfälle sammeln, um an einem Tag mit drei Abmahnschreiben zu reagieren und um dann sofort zu kündigen. Der Arbeitnehmer muss nämlich zumindest die Möglichkeit zur Besserung seines Verhaltens bekommen (LAG Köln, Urt. v. 20.10.2022, 8 Sa 465/22).

 

Was sind Gründe für eine Abmahnung?

Gründe für eine Abmahnung sind im Grunde alle erheblichen Verstöße des Arbeitnehmers gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten.

Wichtig ist dabei, dass es sich um ein Verhalten des Arbeitnehmers handelt, das er verbessern kann. Im Folgenden gehen wir beispielhaft auf häufige Abmahnungsgründe ein:

Abmahnung wegen Krankheit

Eine Abmahnung ausschließlich wegen Krankheit des Arbeitnehmers ist ungültig bzw. unwirksam. Krankheit als solche ist kein Fehlverhalten, dafür kann der Arbeitnehmer nichts.

Entsprechend betrachten es Gerichte als unzulässig, jemanden dafür abzumahnen, dass er häufig oder lange krank ist. In einem Kündigungsschutzprozess würde eine solche Abmahnung später ignoriert und dem Arbeitgeber eher negativ ausgelegt.

Ausnahmen:

1. Wenn der Arbeitnehmer seine Mitwirkungs- und Anzeigepflichten verletzt, z.B. die Krankmeldung verspätet oder eine erforderliche AU nicht rechtzeitig vorlegt, kann der Arbeitgeber daraufhin abmahnen. Die Anknüpfung ist nicht die Krankheit selbst, sondern das Verhalten rund um die Krankheit.
2. Sollte ein Arbeitnehmer eine Krankheit nur vortäuschen, oder trotz Krankmeldung anstrengenden Aktivitäten nachgehen (z.B. schwere körperliche Arbeit trotz Krankschreibung wegen Rückenschmerzen), ist eine Abmahnung gerechtfertigt.
3. Kündigt ein Arbeitnehmer vorsätzlich an, dass er sich krankmelden wird (z.B. im Streitfall: „Dann bin ich halt nächste Woche krank!“), kann der Arbeitgeber ebenfalls mit einer Abmahnung reagieren.

Abmahnung wegen Fehlverhalten

Die häufigsten Abmahnungsgründe liegen im klassischen Fehlverhalten des Arbeitnehmers, also Verstöße gegen betriebliche Regeln oder Pflichten. Dazu zählen vor allem Verhaltensweisen, bei denen der Mitarbeiter aktiv oder durch Nachlässigkeit gegen seine Pflichten verstoßen hat.

Häufige Beispiele sind unter anderem:

• Unpünktlichkeit
• Schlechtleistung
• Beleidigungen oder respektloses Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen oder Kunden
• Unerlaubte private Nutzung von Arbeitszeit oder Arbeitsmitteln
• Arbeitsverweigerung
• Arbeitszeitbetrug
• Mobbing oder sexuelle Belästigung von Kollegen

Wichtig ist, dass das Fehlverhalten dem Mitarbeiter vorwerfbar ist. Ein bloßes Versehen oder geringfügige Unachtsamkeit rechtfertigt in der Regel noch keine Abmahnung. Hier kommt es auf den Einzelfall an, insbesondere auf die Wiederholungsgefahr und die Auswirkungen des Fehlverhaltens.

Abmahnung aus sonstigen Gründen

Neben offensichtlichem Fehlverhalten im Arbeitsalltag gibt es weitere Konstellationen, in denen Abmahnungen begründet sein können. Beispiele hierfür sind etwa:

1. Wenn ein Arbeitnehmer unerlaubt einer Nebentätigkeit nachgeht oder gegen ein Wettbewerbsverbot verstößt, kann der Arbeitgeber ihn abmahnen. Beispiel: Ein Redakteur veröffentlicht ohne Genehmigung Artikel bei einem Konkurrenzmedium (BAG, Urt. v. 15.06.2021, 9 AZR 413/19).
2. Das pflichtwidrige Versäumen, dem Arbeitgeber bestimmte Umstände mitzuteilen (etwa eine Anzeige nach Führerscheinverlust, wenn der Job das Fahren erfordert).
3. Der Arbeitnehmer hält sich nicht an interne Richtlinien, Arbeitsanweisungen oder gesetzliche Vorschriften im Betrieb (z.B. Datenschutz, Arbeitsschutz). Es muss dabei kein unmittelbarer Schaden entstehen.

 

Wann ist eine Abmahnung unverhältnismäßig?

Eine Abmahnung gilt als unverhältnismäßig, wenn sie als Sanktion überzogen ist. Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verlangt, dass der Arbeitgeber bei geringfügigen Verstößen zunächst mildere Mittel in Betracht zieht.

Bei sehr leichten Verfehlungen kann es unverhältnismäßig sein, sofort eine offizielle Abmahnung auszusprechen, ohne es vorher zumindest in einem Gespräch geklärt zu haben. Gerichte erwarten, dass insbesondere langjährigen und sonst tadellosen Mitarbeitern bei Bagatellen eher zunächst ein klärendes Gespräch oder eine einfache Ermahnung angeboten wird, statt direkt „die Keule auszupacken“.

Im Einzelfall ist also immer eine Prüfung notwendig, ob nicht noch mildere Mittel in Betracht kommen.

 

Was sind typische Fehler in einer Abmahnung?

Fehler in einer Abmahnung sind inhaltliche oder verfahrensbezogene Mängel, die dazu führen, dass die Abmahnung juristisch betrachtet unwirksam ist.

Wichtig: Ein „nur“ mündlicher Zugang ist kein Formfehler: Typischerweise sprechen Arbeitgeber Abmahnungen zwar schriftlich aus, aber sie sind grundsätzlich auch mündlich wirksam. Empfehlenswert ist aufgrund der Beweisbarkeit trotzdem klar die Schriftform.

Zu den häufigsten Fehlern gehören:

Unzureichende Konkretisierung

Die Abmahnung beschreibt das angebliche Fehlverhalten nicht präzise genug. Beispielsweise werden kein Datum, keine Uhrzeit oder keine konkreten Details genannt, sodass der Arbeitnehmer gar nicht genau weiß, was ihm vorgeworfen wird. Ein solcher Mangel an Bestimmtheit macht die Abmahnung unwirksam.

Pauschale Vorwürfe, wie „hiermit spreche ich Ihnen wegen Verstoßes gegen Ihre arbeitsvertraglichen Nebenpflichten eine Abmahnung aus“ ohne weitere Angaben, reichen nicht (ArbG Düsseldorf, Urt. v. 12.01.2024, 7 Ca 1347/23).

Fehlende Warnfunktion

Enthält die Abmahnung keine Androhung von Konsequenzen (insbesondere der Kündigung) für den Wiederholungsfall, fehlt ihr die eigentliche Warnfunktion.

Eine solche Rüge ohne Kündigungsandrohung ist zwar ein Hinweis, hat aber nicht die rechtliche Wirkung einer Abmahnung. Sie könnte eine spätere Kündigung also nicht ohne Weiteres stützen, weil der formale Hinweis auf die Konsequenz fehlte. Fehlt die Warnfunktion, ist die Abmahnung formal unvollständig und daher angreifbar.

Unrichtige oder unbelegte Vorwürfe

Jeder Abmahnung muss ein tatsächliches Fehlverhalten zugrunde liegen, das der Arbeitgeber im Zweifel beweisen können muss. Der Arbeitgeber trägt die volle Darlegungs- und Beweislast für die vorgeworfene Pflichtverletzung. Kann er den Vorwurf nicht erhärten oder stellt sich dieser sogar als unwahr heraus, ist die Abmahnung unberechtigt und muss aus der Personalakte entfernt werden.

Ebenso darf eine Abmahnung keine falschen Tatsachenbehauptungen enthalten. Stellt sich heraus, dass der Sachverhalt anders war, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Rücknahme der Abmahnung.

 

Kann ich einer Abmahnung widersprechen?

Ja, Sie können und sollten einer Abmahnung widersprechen, wenn Sie sie für ungerechtfertigt halten. Als Arbeitnehmer müssen Sie eine Abmahnung nicht einfach hinnehmen.

Sie haben immer das Recht, eine Stellungnahme oder Gegendarstellung zu schreiben und zur Personalakte nehmen zu lassen, § 83 Abs. 2 BetrVG. In dieser Gegendarstellung sollten Sie aus Ihrer Sicht den Sachverhalt schildern und klarstellen, warum Sie die Abmahnung für unberechtigt halten. Diese Stellungnahme stellt sicher, dass später (etwa vor Gericht oder bei künftigen Personalentscheidungen) Ihre Sicht der Dinge dokumentiert ist.

Sie können sich auch an den Betriebsrat wenden und dort Beschwerde einlegen, § 84 BetrVG. Der Betriebsrat muss Ihre Beschwerde anhören und kann beim Arbeitgeber auf Abhilfe drängen. Wenn der Betriebsrat die Abmahnung ebenfalls für ungerechtfertigt hält, wird er mit dem Arbeitgeber das Gespräch suchen und auf eine Rücknahme oder gütliche Einigung hinwirken.

Führt weder die eigene Gegendarstellung, noch der Weg über den Betriebsrat zum Erfolg, steht als letztes Mittel der Gang zum Arbeitsgericht offen. Das Arbeitsgericht prüft dann, ob die Abmahnung rechtswidrig ist. zu entfernen Oftmals wird eine Entfernungsklage dann erhoben, wenn die Abmahnung wie ein „Makelfleck“ in der Personalakte steht und zukünftige Entscheidungen (Beförderung, Kündigungsschutzprozess etc.) negativ beeinflussen könnte.

Wichtig: Lassen Sie sich vom Arbeitgeber nicht dazu drängen, die Abmahnung vorschnell zu unterschreiben oder gar darin die Vorwürfe anzuerkennen. Sie sind nicht verpflichtet, eine Abmahnung zu unterschreiben. Durch eine Unterschrift könnten Sie sonst womöglich ein Schuldeingeständnis abgeben. Es kann lediglich sein, dass Sie den Zugang der Abmahnung bestätigen müssen. In diesem Fall sollten Sie klar erkenntlich zeigen, dass Sie den Inhalt der Abmahnung nicht anerkennen (vgl. „Empfang bestätigt, inhaltlich nicht einverstanden“).

Die Entfernung einer rechtmäßigen Abmahnung kann der Arbeitnehmer auch dann verlangen, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist (BAG, Urt. v. 19.07.2012, 2 AZR 782/11).

 

Muss ich bei einer Abmahnung Fristen beachten?

Nein, es gibt keine Frist, die Arbeitgeber oder Arbeitnehmer zwingend beachten müssten.

Dennoch ist es empfehlenswert, zeitnah zu reagieren: Je frischer der Vorfall, desto leichter lassen sich Unstimmigkeiten klären und Beweise beschaffen. Außerdem signalisiert ein zeitnahes Vorgehen, dass Sie als Arbeitgeber das Fehlverhalten nicht dulden, bzw. dass Sie als Arbeitnehmer nicht mit der Abmahnung einverstanden sind.

Was die Dauer der Wirksamkeit einer Abmahnung angeht, existiert ebenfalls kein gesetzliches Verfallsdatum. Sie bleibt grundsätzlich in Ihrer Personalakte, bis der Arbeitgeber sie entfernt: Sei es freiwillig oder aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.

Manche Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen sehen vor, dass Abmahnungen nach Zeitablauf aus der Akte gestrichen werden. Ansonsten behält eine Abmahnung ihre Warnfunktion theoretisch unbegrenzt. Allerdings nimmt ihr Gewicht im Laufe der Zeit ab. Wenn ein Arbeitnehmer sich über einen sehr langen Zeitraum nichts mehr zu Schulden kommen lässt, wäre eine spätere Kündigung allein auf Grundlage einer uralten Abmahnung wohl schwer zu rechtfertigen.

 

Fazit

• Die Abmahnung ist im Arbeitsrecht das zentrale Warninstrument und soll Fehlverhalten konkret rügen, zur Verhaltensänderung auffordern und für den Wiederholungsfall eine Kündigung in Aussicht stellen. Fehlt eines dieser Elemente, ist sie regelmäßig angreifbar.
• Eine feste Anzahl an Abmahnungen bis zur Kündigung gibt es nicht. Entscheidend ist, ob derselbe Pflichtverstoß erneut passiert und ob eine Kündigung im Einzelfall verhältnismäßig ist.
• Nicht jeder Anlass trägt eine Abmahnung und speziell Krankheit an sich ist kein Fehlverhalten. Es kommt auf vorwerfbare Verfehlungen im Verhalten des Arbeitnehmers an.
• Unklare Vorwürfe ohne Datum und Details, fehlende Warnfunktion oder eine falsche Tatsachengrundlage führen zur Unwirksamkeit.
• Arbeitnehmer sollten sich im Zweifel aktiv wehren, z.B. durch Gegendarstellung zur Personalakte, Einschaltung des Betriebsrats oder notfalls eine Entfernungsklage vor dem Arbeitsgericht.
• Fristen gibt es zwar nicht, aber schnelles Handeln ist praktisch sehr ratsam. Abmahnungen verfallen nicht automatisch, verlieren jedoch mit der Zeit an Gewicht und können unter Umständen später aus der Personalakte zu entfernen sein.

 

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