Nachweisgesetz und Kündigung

Das Nachweisgesetz (NachwG) gehört zu den weniger bekannten Gesetzen des Arbeitsrechts. Das könnte sich mit den neuesten Änderungen vom 01.08.2022 allerdings ändern, denn seitdem gilt das neue Nachweisgesetz mit deutlich umfangreicheren Vorgaben für den Arbeitgeber. Insbesondere die Vorschriften zur Kündigung können von großer Bedeutung sein.

Im Folgenden erfahren Sie die wichtigsten Eckpunkte zum neu geregelten Verhältnis zwischen Nachweisgesetz und Kündigung.

Was ist das Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz soll sicherstellen, dass die wesentlichen Eckpunkte des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer schriftlich mitgeteilt werden. Es ist grundsätzlich auf alle Arbeitsverhältnisse anwendbar.

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer unter anderem über diese Aspekte informieren:

• Name und die Anschrift der Vertragsparteien
• Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
• bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses
• der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann (insbes. Home Office)
• eine kurze Beschreibung der Tätigkeit
• sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
• die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen
• sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
• die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
• ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen

Diese Aufzählung ist nicht abschließend. § 2 Nachweisgesetz nennt einige weitere Aspekte. Insbesondere bei Auslandsaufenthalten kommen Informationspflichten hinzu.

Bisher war das Nachweisgesetz ein mehr oder weniger zahnloser Tiger, da es kaum Sanktionsmöglichkeiten enthielt. Das hat sich mit der aktuellen Reform zumindest etwas geändert (s. Abschnitt 3), sodass Arbeitgeber spätestens jetzt gut beraten sind, die Vorgaben des § 2 Nachweisgesetz einzuhalten.

 

Welche Hinweise schreibt das Nachweisgesetz zum Kündigungsverfahren vor?

Die wesentlichen Nachweispflichten zum Kündigungsverfahren finden sich in § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 14 Nachweisgesetz. Diese Vorschrift regelt das Minimum an Angaben, die der Arbeitgeber zu machen hat. Mehr Informationen sind also ausdrücklich erlaubt, das Minimum darf aber nicht unterschritten werden.

Welche Angaben verlangt das Nachweisgesetz zur Kündigung?

In jedem Fall müssen Angaben zu den folgenden Punkten gemacht werden:

• Zur vorgeschriebenen Form der Kündigung (Schriftform, § 623 BGB)
• Zur geltenden Kündigungsfrist, entweder muss also die gesetzliche Regelung aus § 622 BGB oder eine vereinbarte andere Frist angegeben werden. Entscheidend ist, welche Kündigungsfrist im betreffenden Arbeitsverhältnis gilt. Individuell vereinbarte Kündigungsfristen aus dem Arbeitsvertrag oder einem Tarifvertrag haben Vorrang vor § 622 BGB.
• Zur Klagefrist, die einzuhalten ist, wenn der Arbeitnehmer sich per Kündigungsschutzklage gegen die Entlassung wehren möchten. Diese beträgt grundsätzlich drei Wochen ab Zugang des Kündigungsschreibens (§§ 4, 7 Kündigungsschutzgesetz).

Umfang der Informationspflichten zur Kündigung

Praktisch gesehen stellt sich die Frage, wie umfangreich zu den oben genannten Punkten informiert werden muss. Der Gesetzestext lässt hier nämlich reichlich Spielraum für Interpretation. Es ist aber nahezu sicher nicht gemeint, dass der Arbeitgeber weitreichende Erklärungen zu den einzelnen Punkten mitteilen muss. Das wäre für beide Seiten nicht vorteilhaft, denn eine Überladung mit Informationen führt schnell zu mehr Verwirrung. Es dürfte genügen, wenn der Arbeitgeber die einzelnen gesetzlichen Vorschriften nennt, bzw. auf arbeitsvertragliche oder kollektive Regelungen verweist, die auf den Arbeitsvertrag angewendet werden.

Eine entsprechende vertragliche Klausel könnte in etwa so aussehen (abhängig von den Inhalten des Arbeits- und Tarifvertrags!):

„Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses bedarf, egal von welcher Seite, der Schriftform nach §§ 623, 126 BGB. Um die Unwirksamkeit der Kündigung geltend zu machen, muss der Arbeitnehmer innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung gem. §§ 4, 7 KSchG Kündigungsschutzklage beim Arbeitsgericht erheben. Die Kündigungsfrist beträgt nach § 622 BGB für beide Vertragsparteien vier Wochen zum Ende oder zum 15. eines Kalendermonats. Während der vereinbarten Probezeit von sechs Monaten beträgt die Kündigungsfrist zwei Wochen zu jedem beliebigen Zeitpunkt. Die Kündigungsfristen für den Arbeitgeber verlängern sich mit zunehmender Betriebszugehörigkeit nach den jeweiligen gesetzlichen Vorschriften (§ 622 Abs. 2 BGB).“

Achtung: Bisher liegen, soweit ersichtlich, keine Gerichtsentscheidungen zum neuen Nachweisgesetz vor. Daher ist die Klausel nur als Vorschlag ohne Anspruch auf Rechtskonformität zu verstehen.

Arbeitgeber lässt Hinweise zur Kündigung aus – was folgt daraus?

Die Verletzung der Nachweispflicht führt nicht dazu, dass das Arbeitsverhältnis oder einzelne seiner Teile unwirksam wären. Ganz folgenlos bleibt eine Verletzung aber trotzdem nicht. Bisher hatten Verstöße gegen das Nachweisgesetz quasi nur zur Folge, dass der Arbeitnehmer die Nachweise nachverlangen konnte, woran er aber meist kein Interesse hatte. In der neuen Fassung kommen Sanktionsmöglichkeiten hinzu:

Bußgeld

Zunächst besteht für den Arbeitgeber die Gefahr, dass bei einer Verletzung der Nachweispflichten ein Bußgeld verhängt wird. Dieses kann durchaus beträchtlich ausfallen. Zuständig sind die Gewerbeämter. Ist das Ordnungswidrigkeitsverfahren erfolgreich, beträgt das Bußgeld bis zu 2.000 Euro.

Auswirkungen auf die Fristen des KSchG

Wenn die Nachweispflichten nicht oder schlecht erfüllt werden, stellt sich die Frage, inwiefern sich dies auf die Fristen des Kündigungsschutzgesetzes auswirkt. Für die Erhebung der Kündigungsschutzklage haben Arbeitnehmer gem. § 4 KSchG grundsätzlich nur drei Wochen Zeit, beginnend mit dem Zugang der Kündigung. In § 7 KSchG ist zudem festgelegt, dass nach Ablauf der dreiwöchigen Frist die Kündigung automatisch als rechtswirksam angesehen wird, auch wenn sie möglicherweise Fehler enthielt oder ungerechtfertigt war. Die Klagefrist hat also große Bedeutung.

Die Klagefrist gilt allerdings auch, wenn die Nachweispflichten nicht korrekt eingehalten werden. Auch dann ist für die Kündigungsschutzklage also entscheidend, die Frist einzuhalten. Hält der Entlassene die Kündigungsfrist allerdings nicht ein, kann möglicherweise nach § 5 KSchG die Klage nachträglich zugelassen werden. Dies folgt zwar nach bisheriger Auffassung unter Juristen nicht automatisch aus Verstößen gegen das Nachweisgesetz. Allerdings könnten falsche oder fehlende Informationen die nachträgliche Zulassung erleichtern.

Schadensersatz

Unter Umständen kann der Arbeitnehmer Schadensersatz fordern, wenn der Arbeitgeber seine Pflichten aus dem Nachweisgesetz zum Kündigungsverfahren nicht einhält. Dies ist nach § 280 Abs. 1 BGB möglich, wenn er darlegen und beweisen kann, dass er wegen der fehlenden oder falschen Informationen einen Schaden erlitten hat.

In der Fachliteratur wird sogar diskutiert, dass Arbeitnehmer auf diesem Weg Ihre Wiedereinstellung verlangen können! Die weitere Entwicklung der Rechtsprechung bleibt abzuwarten.

Insofern ist Arbeitgebern zu raten, auch im Kündigungsschreiben selbst nochmals die entsprechenden Informationen aufzuführen. Dann wäre es wohl sehr schwierig, den entsprechenden Schaden auf fehlerhaftes Verhalten des Arbeitgebers zurückzuführen.

Form und Frist der Nachweiserbringung

Auch für die Nachweiserbringung als solche bestehen spezielle Form- und Fristvorschriften, die der Arbeitgeber einhalten muss.

Formvorschriften

Das zentrale Ziel des Nachweisgesetz ist es, mehr Rechtssicherheit und Transparenz über die wichtigsten Vertragsinhalte für den Arbeitnehmer zu schaffen. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber sich dafür entschieden, die Schriftform als formelle Regel beizubehalten. Es ist also nicht genügend, die entsprechenden Informationen dem Arbeitnehmer elektronisch zur Verfügung zu stellen. Vielmehr muss der Arbeitgeber eine auf Papier gedruckte Version unterschrieben aushändigen. Es bietet sich an, die Informationen bereits in den Arbeitsvertrag zu integrieren.

Frist

Die ebenfalls neu geregelten Fristvorschriften sind leider unübersichtlich gestaltet. Je nachdem, um welche Vorschrift des § 2 Nachweisgesetz es sich handelt, gilt eine andere Frist.

• Name und Anschrift der Parteien, Entgelt, Arbeitszeit und Pausen müssen bereits am ersten Arbeitstag bereitgestellt werden.
• Beginn, Befristungen, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Arbeit auf Abruf, Überstunden müssen spätestens sieben Kalendertage nach vereinbartem Beginn des Arbeitsverhältnisses mitgeteilt werden.
• Erst einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses müssen hingegen die Informationen Urlaub, Fortbildung, Altersversorgung, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und auch zum Kündigungsverfahrendem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden.

Aufgrund dieser unübersichtlichen Regelung ist Arbeitgebern zu raten, den sicheren Weg zu wählen und bereits am ersten Tag das gesamte Paket an Informationen auszuhändigen.

Fazit

• Das Nachweisgesetz soll dafür sorgen, dass Arbeitnehmer die wichtigsten Informationen zu ihrem Arbeitsvertrag schriftlich erhalten.
• Nach der aktuellen Reform des Nachweisgesetz sind seit 01.08.2022 mehrere zusätzliche Angaben notwendig, insbesondere im Bereich der Kündigung.
• Der Arbeitgeber muss Informationen zu Kündigungsform, Kündigungsfrist und der Kündigungsschutzklage dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellen.
• Verletzt der Arbeitgeber diese Pflicht, kann der Arbeitnehmer eventuell leichter gegen seine Entlassung vorgehen.
• Für die Nachweispflicht selbst gilt die Schriftform, die Frist kann variieren. Wenn alle Informationen am ersten Tag des Arbeitsverhältnisses übergeben werden, ist der Arbeitgeber auf der sicheren Seite.