Wer muss die Kündigung unterschreiben?

Der Arbeitgeber muss jede Kündigung unterschreiben. Dieses „Schriftformerfordernis“ ist fehleranfälliger, als man zunächst glauben möchte. Es dürfen nämlich nur ganz bestimmte Personen im Unternehmen Kündigungen unterschreiben.

Wer eine Kündigung unterzeichnen darf, was darüber hinaus zu beachten ist und welche Folgen Fehler haben, erläutern wir Ihnen in diesem Beitrag.

 

Muss eine Kündigung unterschrieben werden?

§ 623 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) sieht ausdrücklich vor, dass Arbeitsverhältnisse nur schriftlich gekündigt werden können. Wer nun glaubt, mit einem einfachen Schreiben oder gar einer E-Mail sei diese Form gewahrt, der irrt: „Schriftform“ meint nicht bloß, dass die Kündigung verschriftlicht werden muss; die Schriftform verlangt zudem, dass der Arbeitgeber das Kündigungsschreiben eigenhändig mit Namensunterschrift unterzeichnet.

Wichtig ist aber nur, dass die Unterschrift da ist. Sie muss nicht unbedingt lesbar sein. Auch wenn die Unterschrift des Chefs kaum zu entziffern ist, bleibt die Kündigung wirksam.

Wichtiger ist, dass der Arbeitnehmer die unterschriebene Kündigungserklärung im Original erhält. Schickt der Arbeitgeber ein Foto des Schreibens per E-Mail, Whatsapp, Facebook Messenger, Signal oder iMessage, ist die Schriftform nicht gewahrt und die Kündigung unwirksam.

Übrigens: Möchten Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis selbst kündigen, müssen auch sie die Schriftform beachten und ihre Kündigung unterschreiben.

 

Wozu führt eine Kündigung ohne Unterschrift?

Vergisst der Arbeitgeber die Unterschrift unter der Kündigung, ist die Schriftform nicht eingehalten. Die Kündigung ist dann unwirksam.

Theoretisch ist in diesen Fällen nicht einmal nötig, eine Kündigungsschutzklage zu erheben. Arbeitnehmer würden ohne Klage allerdings oft ein großes Risiko eingehen. Denn der Arbeitgeber wird argumentieren, eine korrekte Kündigung abgeschickt zu haben. Kann der Arbeitnehmer dann nicht mehr beweisen, dass das Dokument nicht unterschrieben war, ist seine Stelle regelmäßig verloren. Nach drei Wochen läuft dann die Klagefrist ab, sodass Arbeitnehmer sich nicht mehr gerichtlich gegen die – angeblich – unterschriebene Kündigung wehren können.

Arbeitnehmer sollten sich also an einen Anwalt wenden und sicherstellen, dass die Kündigung wirklich unwirksam ist und dies auch bewiesen werden kann.

 

Wer darf für den Arbeitgeber die Kündigung unterschreiben?

Hier ist genau zu unterscheiden.

Unterschrift des Arbeitgebers selbst

Eine Kündigung muss grundsätzlich „der Arbeitgeber“ unterzeichnen. Wer dies ist, entscheidet die Rechtsform des Unternehmens:

• Bei kleinen Betrieben, die allein auf den Namen des Inhabers laufen, handelt der Inhaber selbst als Arbeitgeber und unterschreibt die Kündigung.
• Bei offenen Handelsgesellschaften (OHG), BGB-Gesellschaften (GbR) und Kommanditgesellschaften (KG) ist die Gesellschaft selbst der Arbeitgeber. Hier handelt in aller Regel der persönlich haftende Gesellschafter.
• Auch in Kapitalgesellschaften, insbes. GmbH und AG, ist die Gesellschaft selbst der Arbeitgeber. In erster Linie muss daher der Geschäftsführer bzw. Vorstand die Kündigung unterschreiben.

Unterschrift durch andere Führungskräfte

Neben diesen kommen aber noch weitere Personen in Betracht, die zur Unterschrift berechtigt sein können. Das sind meist Mitarbeiter, welche den Arbeitgeber typischerweise vertreten dürfen:

• Prokurist
• Leiter der Personalabteilung
• Abteilungsleiter
• Generalbevollmächtigte

Diese Personen müssen aber immer deutlich machen, dass sie als Vertreter des Arbeitgebers handeln. Sie selbst sind schließlich nicht zur Kündigung berechtigt. Würden sie im eigenen Namen handeln, wäre die Kündigung schon deswegen unwirksam. Typischerweise wird das Kürzel i.V. (in Vertretung) genutzt, um auf die Vertretung hinzuweisen. Die Abkürzung i.A. (im Auftrag) macht hingegen die Vertretung oft nicht genügend kenntlich und reicht daher regelmäßig nicht aus.

Bevollmächtigte Personen

Natürlich kann der Arbeitgeber auch andere Personen bevollmächtigen, eine Kündigung zu unterschreiben. Dann gilt allerdings Folgendes:

Der Bevollmächtigte muss der Kündigung eine Originalurkunde seiner Vollmacht beifügen. Anders als bei einem Geschäftsführer oder Prokuristen ergibt sich seine Befugnis nämlich nicht aus seiner beruflichen Stellung. Er muss sie daher gesondert nachweisen. Daneben kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auch persönlich mitteilen, dass eine bestimmte Person zu Kündigungen ermächtigt wird.

Andere Personen

Alle übrigen Personen im Unternehmen dürfen die Kündigung nicht unterschreiben. Darunter fallen zum Beispiel:

• sonstige Mitarbeiter
• Buchhalter
• Handlungsbevollmächtigte, die den Arbeitgeber nur in bestimmten Bereichen vertreten dürfen

 

Was tun, wenn ein Unberechtigter unterschreibt?

Wird keine Vollmachtsurkunde vorgelegt, obwohl das eigentlich erforderlich wäre, ist die Kündigung unwirksam. Der Arbeitnehmer kann – und sollte – eine solche Entlassung daher zurückweisen.

Wichtig ist dabei der ausdrückliche Hinweis, dass die Kündigung wegen der fehlenden Vollmachtsurkunde zurückgewiesen wird.

Zudem ist schnelles Handeln gefragt. Die Zurückweisung muss gemäß § 174 BGB nämlich „unverzüglich“ erfolgen. In der Praxis geht man dabei von einzelnen Tagen aus. Am besten weist der Arbeitnehmer die Kündigung aber direkt zurück, sobald er den Fehler bemerkt hat. Gerichte beurteilen nämlich oft unterschiedlich, wie schnell ein Arbeitnehmer handeln muss. Wer hier ohne Zögern handelt, ist rechtlich auf der sicheren Seite und hält sich alle Möglichkeiten offen.

Auch wenn ein gänzlich unbefugter Mitarbeiter (ohne jede Vertretungsmacht) die Kündigung ausspricht, sollten Arbeitnehmer die fehlende Vollmacht sofort beanstanden und die Kündigung zurückweisen (§ 180 BGB).

Achtung: Bei der Zurückweisung der Kündigung kommt es auf feine Unterschiede und Kenntnis der Rechtsprechung an. Daher sollten Arbeitnehmer sich in jedem Fall beraten lassen.

 

Müssen Arbeitnehmer eine Kündigungsbestätigung unterschreiben?

Gelegentlich fordern Arbeitgeber gekündigte Mitarbeiter dazu auf, die Kündigung „gegenzuzeichnen“. Der Arbeitnehmer soll die Kündigung dann ebenfalls unterschreiben und sie dadurch bestätigen.

Hier ist Vorsicht geboten: Der Arbeitnehmer ist nicht zum Gegenzeichnen verpflichtet. Weder hängt die Wirksamkeit der Kündigung von seiner Unterschrift ab, noch bringt sie ihm irgendwelche Vorteile. Vielmehr schmälert er seine eigenen Rechte und Möglichkeiten.

Die Unterschrift stellt nämlich einen Beweis dafür da, dass die Kündigung dem Arbeitnehmer zugegangen ist. Kommt es zu einem Prozess, kann sich der Arbeitnehmer nicht mehr auf die gescheiterte Zustellung der Kündigung berufen.

Des Weiteren kann die Unterschrift als Bestätigung der Kündigung angesehen werden. Der Arbeitnehmer macht damit je nach Formulierung deutlich, die Kündigung zu akzeptieren und auf seine Ansprüche zu verzichten. Er verbaut sich damit die Möglichkeit, erfolgreich eine Kündigungsschutzklage zu erheben oder eine Abfindung zu erstreiten.

Arbeitnehmer sollten sich daher nicht unter Druck setzen lassen und Bedenkzeit fordern. Anschließend sollten sie schnellstmöglich einen Fachanwalt für Arbeitsrecht kontaktieren und sich zum weiteren Vorgehen beraten lassen.

 

Fazit

• Eine Kündigung muss immer unterschrieben werden.
• Die Unterschrift muss im Original unter das Kündigungsschreiben gesetzt werden. Eine Entlassung per E-Mail oder per Whatsapp ist also nicht möglich.
• Vergisst der Arbeitgeber die Unterschrift, ist die Kündigung unwirksam und das Arbeitsverhältnis bleibt unverändert bestehen.
• Zur Unterschrift sind auch typische Vertreter des Arbeitgebers berechtigt, beispielsweise der Prokurist oder Geschäftsführer. Andere Personen müssen gesondert bevollmächtigt werden und im Regelfall ihre Vollmacht der Kündigung im Original beifügen.
• Unterschreibt ein Nichtberechtigter die Kündigung, kann und sollte der Arbeitnehmer diese so schnell wie möglich zurückweisen. Die Kündigung ist dann unwirksam und der Arbeitgeber muss eine neue Kündigung aussprechen.
• Der Arbeitnehmer muss die Kündigung nicht mit seiner Unterschrift bestätigt. Damit nimmt er sich im schlimmsten Fall wichtige Möglichkeiten, gegen die Kündigung vorzugehen.