Kündigung per E-Mail: Wirksamkeit, Folgen und die beste Vorgehensweise

Eine Kündigung per E-Mail wirkt schnell und unkompliziert, ist im Arbeitsrecht aber meist genau der falsche Weg. Denn für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses gilt grundsätzlich die strenge Schriftform, die eine E-Mail nicht erfüllt. Gleichzeitig gibt es Konstellationen, in denen E-Mail-Erklärungen trotzdem eine Rolle spielen können.

Dieser Beitrag informiert Sie über die Kündigung per E-Mail und beantwortet Ihre Fragen verständlich mit Hilfe zahlreicher echter Beispiele.

1. Ist eine Kündigung per E-Mail gültig und rechtskräftig?

Nein, eine E-Mail reicht nicht zu einer gültigen Kündigung eines Arbeitsverhältnisses. Es kann aber bei Auslandsbezug und bei freien Mitarbeitern Ausnahmen geben, dazu unten mehr.

Das Gesetz verlangt bei Kündigungen von Arbeitsverhältnissen die Schriftform, § 623 BGB. Die elektronische Form ist sogar explizit ausgeschlossen. Eine E-Mail erfüllt diese Anforderung nicht. Das gilt auch dann, wenn jemand ein unterschriebenes Schreiben einscannt und als PDF anhängt. Die Unterschrift liegt dann nur als Kopie vor und genau das reicht nicht.

Selbst eine qualifizierte elektronische Signatur hilft im klassischen Arbeitsrecht an dieser Stelle nicht weiter, weil § 623 BGB die elektronische Form sperrt. Die Arbeitsgerichte ziehen diese Grenze seit Jahren konsequent.

Beispiel: Die Arbeitgeberin kündigte der seit 1997 beschäftigten Arbeitnehmerin zum 28.02.2014. Im gerichtlichen Vergleich durfte die Arbeitnehmerin zwar „vorzeitig ausscheiden“, musste das aber schriftlich mit drei Tagen Frist erklären. Ihr Anwalt zeigte das vorzeitige Ausscheiden zum 30.11.2013 jedoch nur per Telefax an und schickte kein unterschriebenes Original nach. Das Bundesarbeitsgericht wertete diese „Anzeige“ als Kündigungserklärung, für zwingend die Schriftform erforderlich ist: Ein Telefax wahrt die Schriftform nicht. Ergebnis: Das Arbeitsverhältnis endete nicht schon zum 30.11.2013 durch das Fax, sondern blieb bis zum 28.02.2014 bestehen (BAG, Urt. v. 17.12.2015, 6 AZR 709/14).

Wichtig ist aber die richtige Einordnung: Eine Kündigung per E-Mail kann in anderen Lebensbereichen durchaus funktionieren. Bei vielen Verbraucher-Verträgen reicht oft Textform, also auch eine E-Mail. Beim Arbeitsvertrag müssen Sie aber strenger denken.

 

2. Was passiert nach einer Kündigung per E-Mail? (Konsequenzen)

Wenn eine Kündigung die Schriftform nicht einhält, bleibt das Arbeitsverhältnis grundsätzlich bestehen. Das klingt beruhigend, aber in der Praxis kann es trotzdem ungemütlich werden.

1. Arbeitgeber und Arbeitnehmer handeln faktisch oft schon so, als sei alles beendet. Der Arbeitgeber sperrt Zugänge, nimmt Sie aus Dienstplänen, stoppt Projekte. Sie sitzen dann zwischen den Stühlen: Juristisch besteht das Arbeitsverhältnis fort, organisatorisch behandelt man Sie bereits wie „draußen“. Genau in solchen Situationen entscheidet Ihr Vorgehen darüber, ob Sie Ihre Position sichern.
2. Verwechseln Sie Form nicht mit Zugang. Eine wirksame Kündigung muss nicht nur unterschrieben sein, sie muss Ihnen auch korrekt zugehen. Manchmal passieren beim Versand Fehler. Für Sie bedeutet das: Selbst bei einem unterschriebenen Brief lohnt sich der Blick auf die Zustellung. Lesen Sie näheres hierzu in unserem Beitrag zum Zugang der Kündigung.
3. Die Fristen im Kündigungsschutzrecht hängen am Zugang der schriftlichen Kündigung. Sie beginnen also erst dann zu laufen, wenn die Kündigung auch in korrekter Form zugegangen ist. Das schützt Sie einerseits, weil eine reine E-Mail grundsätzlich keine Frist auslöst. Andererseits kann der Arbeitgeber kurzfristig nachlegen und Ihnen den unterschriebenen Brief zustellen.

Beispiel: Ein Arbeitgeber kündigt am Freitag per E-Mail, am Montag folgt der inhaltsgleiche und unterschriebene Brief. Wenn Sie nur auf die E-Mail schauen und denken „unwirksam, ich muss nichts tun“, riskieren Sie, den Brief zu übersehen. Dann könnten schnell echte Fristen verstreichen.

Bedenken Sie immer, das die Frist zur Kündigungsschutzklage nur drei Wochen beträgt!

 

3. Kann ich eine Kündigung per E-Mail ankündigen?

Ja, Sie können eine Kündigung per E-Mail ankündigen. Das kann manchmal sogar sinnvoll sein, wenn Sie eine saubere Übergabe organisieren wollen.

Sie sollten jedoch klarstellen, dass Sie allein durch die Ankündigung noch nicht kündigen, sondern die Kündigung noch schriftlich erklären werden. Schreiben Sie also nicht: „Hiermit kündige ich“, sondern eher: „Ich beabsichtige zu kündigen und übermittle Ihnen die schriftliche Kündigung im Original kurzfristig.“

Wenn Sie Arbeitgeber sind, gilt dasselbe: Sie dürfen per E-Mail eine Kündigung ankündigen, zum Gespräch einladen oder auf einen unterschriebenen Brief hinweisen. Nur die eigentliche Kündigungserklärung muss die Schriftform einhalten.

 

4. Wie verschicke ich meine Kündigung am besten?

Wenn Sie kündigen, sollten Sie unbedingt einen Nachweis des Zugangs in der Tasche haben. Selbst die schönste Unterschrift nützt nichts, wenn später niemand beweisen kann, ob und wann der Brief angekommen ist.

Am sichersten agieren Sie häufig mit persönlicher Übergabe (Zugang unter Anwesenden). Sie geben das Original ab und lassen sich den Erhalt bestätigen. Das wirkt unspektakulär, aber es erspart Ihnen später Streit über Zugang und Zeitpunkt. Da es sich bei der Kündigung um eine einseitige Willenserklärung handelt, wird nur der Zugang vom Empfänger bestätigt. Mit dieser Bestätigung ist kein Einverständnis mit der Kündigung verbunden. Eine Kündigungsschutzklage kann in der gesetzlichen Frist (3-Wochen) nach Zugang erhoben werden. Im Rahmen der Beratungspraxis von Dr. Drees wird dies sehr häufig von Mandanten angesprochen.

Wenn Sie nicht persönlich übergeben können, nutzen Sie einen verlässlichen Boten oder einen Versandweg, der den Zugang überzeugend dokumentiert. Beim Einwurf-Einschreiben sollten Sie sich nicht in falscher Sicherheit wiegen: Das Bundesarbeitsgericht hat 2025 gezeigt, dass Gerichte den Beweis sehr genau prüfen und dass ein Einlieferungsbeleg plus Internet-Sendungsstatus nicht automatisch genügt.

Beispiel: Die Arbeitgeberin behauptet, sie habe der Arbeitnehmerin am 26.07.2022 eine Kündigung per Einwurf-Einschreiben geschickt. Die Arbeitnehmerin bestreitet den Zugang. Der Einlieferungsbeleg und der Online-Sendungsstatus waren zwar vorhanden; ohne Auslieferungsbeleg und ohne konkrete Angaben zur tatsächlichen Zustellung war das Gericht aber nicht vom Zugang überzeugt. Weil die Arbeitgeberin den Zugang damit nicht nachweisen konnte, blieb die Kündigung vom 26.07.2022 wirkungslos (BAG, Urt. v. 30.01.2025, 2 AZR 68/24).

 

5. Ist die Kündigung per E-Mail bei einer Massenentlassung gültig?

Nein. Auch bei einer Massenentlassung bleibt es dabei: Die einzelne Kündigung eines Arbeitsverhältnisses braucht Schriftform. Eine Massenentlassung ändert am Formerfordernis nichts. Im Gegenteil ist die Praxis eher riskanter, weil zusätzlich weitere Anforderungen greifen.

Bei größeren Entlassungswellen kommt regelmäßig die Massenentlassungsanzeige ins Spiel. In diesem Beitrag haben wir Ihnen alle Informationen zur Massenentlassung und zur Massenentlassungsanzeige aufbereitet.

 

6. In welchen Fällen kann eine Kündigung per E-Mail trotzdem wirksam sein?

In bestimmten Konstellationen kann eine Kündigung per E-Mail trotzdem wirksam sein. Zwei Ausnahmen sehen Sie hier vorgestellt:

Sonderfall Ausland

Wenn Ihr Arbeitsverhältnis internationale Elemente hat (z. B. bei einem ausländischen Arbeitgeber, bzw. Versand der Erklärung aus dem Ausland), kann die Bewertung komplizierter sein.

Beispiel: Eine Flugbegleiterin stritt mit einer US-Fluggesellschaft darüber, ob eine per E-Mail versandte Kündigung vom 29.09.2020 wirksam ist, obwohl die Parteien US-Recht gewählt hatten. Das Bundesarbeitsgericht entschied: Auf die Schriftform des § 623 BGB kann sich die Klägerin hier nicht berufen, weil für die Form nach Art. 11 EGBGB der Vornahmeort (also die Absendung) maßgeblich ist (hier: Chicago) und US-Recht keine Schriftform verlangt. Die Kündigung wirkte aber wegen zwingender deutscher Kündigungsfristen (§ 622 Abs. 2 BGB) erst zum 30.04.2021 (BAG, Urt. v. 26.04.2022, 9 AZR 139/21).

Sonderfall freier Mitarbeiter

Bei echten freien Dienst- oder Werkverträgen gilt § 623 BGB nicht, weil die strenge Schriftformpflicht nur Arbeitsverhältnisse betrifft. Eine Kündigung ist dann grundsätzlich formfrei möglich, wenn der Vertrag keine bestimmte Form vorschreibt.

Häufig steht dort „schriftlich“: Das ist im freien Mitarbeitervertrag regelmäßig gewillkürte Schriftform. Sie wird nach § 127 Abs. 2 BGB, wenn die Parteien nicht erkennbar etwas strengeres vereinbaren wollten, bereits durch Telekommunikation (z. B. E-Mail) erfüllt. Aus der Erklärung muss außerdem eindeutig hervorgehen, von wem sie stammt.

Beispiel: Einem als freier Mitarbeiter eingestellten Truckmanager kündigte der Auftraggeber per E-Mail, obwohl der Vertrag „Schriftform“ verlangte. Tatsächlich konnte er sich seine Aufträge selbst aussuchen und agierte freier als ein Arbeitnehmer. Das Gericht verneinte also ein Arbeitsverhältnis und § 623 BGB galt nicht. Bei der nur vertraglich vereinbarten Schriftform reichte eine telekommunikative Übermittlung und die E-Mail-Kündigung war deshalb wirksam. Gleichzeitig stufte das Gericht den Betroffenen aber als arbeitnehmerähnliche Person ein und sprach ihm u. a. Urlaubsabgeltung zu (LAG Nürnberg, Urt. v. 20.10.2023, 8 Sa 147/23).

Der Haken: Wenn ein „freier Mitarbeiter“ tatsächlich wie ein Arbeitnehmer eingegliedert und weisungsgebunden ist, kann das rechtlich ein Arbeitsverhältnis sein. Das Stichwort ist „Scheinselbstständigkeit“. Dann wäre die E-Mail-Kündigung formunwirksam.

 

7. Fazit

• Im Arbeitsverhältnis reicht eine E-Mail zur Kündigung nicht. Kündigungen erfordern die strenge Schriftform im Original mit eigenhändiger Unterschrift, sonst sind sie unwirksam.
• Achten Sie darauf, ob kurz danach doch noch ein unterschriebener Brief zugeht. Erst dann laufen die Fristen, insbesondere die 3-Wochen-Frist zur Kündigungsschutzklage.
• Sichern Sie den Zugang wasserdicht ab. Am besten ist die persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder ein verlässlicher Bote. Selbst beim Einwurf-Einschreiben prüfen Gerichte den Zugang sehr streng.
• Wenn Sie per Mail vorinformieren, formulieren Sie ausdrücklich, dass die eigentliche Kündigung „schriftlich im Original“ folgt.
• Bei Auslandsbezug kann es anders laufen. Je nach anwendbarem Recht und Ort der Absendung kann eine E-Mail-Kündigung ausnahmsweise wirksam sein, obwohl sie nach deutschem Standard nicht genügen würde.
• Bei freien Mitarbeitern ist ebenfalls Vorsicht geboten. Nur bei Scheinselbstständigen ist die strenge Schriftform wie im richtigen Arbeitsverhältnis erforderlich.

 

Was unsere Mandanten über Rechtsanwalt Dr. Drees (Fachanwalt für Arbeitsrecht) sagen: